GDPR ja kääntäminen


EU:n yleinen tietosuoja-asetus (General Data Protection Regulation, GDPR) tuli voimaan 25.5.2018. Tämän päivän digitaalisessa maailmassa tietoturvalla on keskeinen rooli, ja sen pitäisi olla olennainen osa yrityksesi strategiaa. 

Mitä tietosuoja-asetuksen noudattaminen edellyttää? Lue lisää tavoista, joilla Semantix voi auttaa.

Haluaisitko kuulla lisää? Soita meille 010 346 7500 tai täytä oheiseen lomakkeeseen yhteystietosi. 

Miksi tarvittiin uusi tietosuoja-asetus?

Keskeistä uudessa tietosuoja-asetuksessa on se, että siinä annetaan uusia oikeuksia yksilöille ja samalla asetetaan uusia vaatimuksia yrityksille. Kaikkien henkilötietoja keräävien yritysten on noudatettava prosesseja, joilla varmistetaan asiakkaiden henkilötietojen suojaaminen tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Mitä tietosuoja-asetuksen noudattaminen edellyttää?

Viimeistään siinä vaiheessa kun tietosuoja-asetus astui voimaan yritysten olisi pitänyt varmistaa, että niiden prosessit täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Asetuksen vaatimusten noudattamatta jättämisestä voi seurata ankara sakkorangaistus. Useimmat yritykset ovat todennäköisesti aloittaneet ja jopa saattaneet loppuun tietosuoja-asetuksen edellyttämät prosessit, ja pyrkineet havaitsemaan mahdolliset tietosuojaloukkaukset.

On tärkeää varmistaa, että kaikki tarvittavat asiakirjat käännetään tarvittaville kielille.

Ketä tietosuoja-asetus koskee?

Yksi tietosuoja-asetuksen merkittävimmistä vaikutuksista on eurooppalaisen lainsäädännön soveltamisalan laajentuminen. Uusia määräyksiä sovelletaan kaikkiin yrityksiin, jotka keräävät ja käsittelevät EU:n kansalaisia koskevaa tietoa. Joillain aloilla vaikutukset ovat mittavampia kuin toisilla.

Esimerkiksi suuria määriä arkaluontoisia ja luottamuksellisia henkilötietoja käsittelevien lakitoimistojen on noudatettava tietosuoja-asetuksen vaatimuksia ja varmistettava, että tiedot on asianmukaisesti suojattu. Tietosuoja-asetuksen vaatimukset vaikuttavat eri tavalla eri yrityksiin, riippuen niiden koosta ja siitä, kuinka ne käsittelevät asiakastietoja.

Mitkä asiakirjat on käännettävä?

Tietosuoja-asetuksen tarkoitus on tehdä yrityksestänne "läpinäkyvämpi" asiakkaille. Pyri antamaan asiakkaillesi kaikki tarvittavat tiedot, joiden perusteella he voivat arvioida yritystäsi palveluntarjoajana. Tällaisia ovat tiedot yrityksesi tuotteista ja palveluista sekä tietoturvaan, yksityisyydensuojaan, tietoihin pääsyyn, vaatimusten mukaisuuteen ja sosiaaliseen vastuuseen liittyvät tiedot.

Yritykselläsi on oltava tietosuojaseloste, jossa kerrotaan mitä tietoja asiakkaista ja verkkosivuilla kävijöistä kerätään, miten ja miksi kyseisiä tietoja kerätään ja käytetään, ja miten yrityksesi varmistaa asiakkaiden tietosuoja-asetuksen mukaisten oikeuksien toteutumisen. Uutiskirjeiden tai kyselyjen lähettämiseen on saatava lupa etukäteen. Asiakkaille on kerrottava mitä henkilötietoja yrityksesi käyttää. Lisäksi asiakkaiden on pystyttävä helposti pyytämään kyseisten tietojen poistamista.

Tietosuojaselosteen kääntäminen on pakollista. Jos yrityksesi toimii kansainvälisesti, on suositeltavaa käännättää kaikki aineisto, jonka perusteella asiakkaasi voivat yritystäsi ja sen toimintaa arvioida. Jotta asiakkaasi voivat arvioida yritystäsi palveluntarjoajana, tietojen on oltava helposti ymmärrettäviä. Aineiston kääntäminen kannattaa, koska asiat on helpompi ymmärtää asiakkaan omalla äidinkielellä.

Riittääkö kääntäminen englanniksi?

Vaikka englanti onkin kansainvälisessä liiketoiminnassa yleisesti käytetty kieli, tietosuoja-asetuksen edellyttämien asiakirjojen kääntäminen pelkästään englanniksi ei välttämättä riitä. Jos yrityksesi palvelee kansainvälistä yleisöä ja henkilöstö puhuu useita eri kieliä, tietoa pitäisi tarjota asiakkaiden ja henkilöstön äidinkielellä, jotta tietosuoja-asetuksen vaatimukset täyttyvät. Asiakkaiden pitäisi pystyä helposti ymmärtämään, miten henkilötietoja käsitellään, ja se on hankalaa jos ei ymmärrä englantia hyvin.

Common Sense Advisoryn vuonna 2014 tekemä tutkimus vahvistaa väitteen, että on tärkeää kääntää yrityksen verkkosivut niille kielille, joissa yritys toimii. Yli 3 000 osallistujaa kymmenestä maasta käsittäneessä tutkimuksessa haettiin vahvistusta oletukselle, jonka mukaan myynti kasvaa, jos tuotetieto on saatavilla verkkosivulla vierailijan omalla äidinkielellä. Englannin puhujia on internetin käyttäjistä vain 26 prosenttia. Tutkimus osoitti, että käyttäjät suosivat selvästi enemmän omaa äidinkieltään.

Sama pätee yritykseen, jonka henkilöstö puhuu useita kieliä. Jos tietoja ei anneta työntekijöiden äidinkielillä, väärinkäsitysten vaara kasvaa. Tiedon antaminen paikallisilla kielillä helpottaa asioiden ymmärtämistä ja rakentaa luottamusta henkilöstön ja asiakkaiden välillä.

Mille kielille tietosuojaseloste ja muut tiedot on käännettävä riippuu siitä, millä markkina-alueella yrityksesi toimii nyt ja mille markkinoille haluat toimintaa laajentaa tulevaisuudessa. Jos esimerkiksi haluat laajentaa toimintoja Yhdysvaltoihin, tiedot kannattaa kääntää myös espanjaksi, koska espanja on Yhdysvaltojen toiseksi yleisin kieli. Ehkä tavoittelemallesi asiakasryhmälle espanja onkin parempi vaihtoehto, ja espanjankielinen sisältö voi tavoittaa kävijöitä myös muista espanjankielisistä maista.

Mitä tapahtuu, jos ei noudata tietosuoja-asetusta?

Tietosuoja-asetuksen noudattamatta jättämisestä on ilmoitettava 72 tunnin kuluessa rikkomuksen havaitsemisesta. Muuten seurauksena voi olla jopa 20 miljoonan euron sakot.

Tietosuoja-asetuksen määräysten noudattamatta jättämisellä voi siis olla tuntuvia taloudellisia seuraamuksia, mutta lisäksi saatat menettää asiakkaiden ja henkilöstön luottamuksen. Kaikki rikkomukset kirjataan, ja tiedot löytyvät hakemalla internetistä. Seurauksena voi olla kanta-asiakkaiden häviäminen ja sitä kautta kasvun heikkeneminen. Lisäksi se voi aiheuttaa henkilöstössä epäluottamusta ja epävarmuutta, ja mahdollisesti irtisanoutumisia.

Pahimmassa tapauksessa lopputuloksena on sekä taloudellisia tappioita että työntekijöiden menettäminen. Ja toista tilaisuutta ei tule.

Miten Semantix voi auttaa?

Vältä väärinkäsityksiä ja virheellisiä tietoja

Kansainväliselle yritykselle on ehdottoman tärkeää, että tietosuoja-asetukseen liittyvät asiakirjat käännetään ammattimaisesti. Näin voit varmistaa, että jokainen työntekijä ymmärtää miten yrityksessäsi vastataan uusiin lainsäädännön vaatimuksiin, ja että asiakkaat kokevat, että heistä huolehditaan.

Semantixilta saat ammattikääntäjän tekemät käännökset yli 175 kielellä. Verkostostamme löytyy aina yrityksesi tarpeisiin parhaiten sopiva kääntäjä. Kun tilaat käännöksen meiltä, sinulle nimetään oma projektipäällikkö, joka ovat tavoitettavissa aina tarvittaessa.

Tehokkaampi käännösprosessi

Jos käytät käännöspalveluja ja muita kielipalveluja usein ja säännöllisesti, suosittelemme käännösportaalimme käyttöönottoa – . Käännöksen tilaaminen käy käden käänteessä, ja kaikkien tilaamiesi käännösprojektien tiedot ovat jatkuvasti nähtävillä.

Miten Semantix on valmistautunut tietosuoja-asetuksen voimaantuloon? 

Semantixilla tietosuoja-asetuksen voimaantuloon on valmistauduttu jo pitkään. Meillä on nimetty GDPR-tiimi, jonka tehtävä on varmistaa, että kaikki yrityksen työntekijät ovat mukana valmistelutyössä. Meillä on esimerkiksi järjestetty GDPR-aiheista koulutusta, sisäiset menettelyt on päivitetty, tietosuojapolitiikka ja siihen liittyvät ehdot on päivitetty, ja lisäksi verkkosivuillemme on luotu ‘Rekisteröidyn oikeudet’ -lomake. Lue tietosuoja-asetukseen liittyvistä toimista ja menettelyistä täältä