Kun toimisto käy pieneksi, kuinka löytää uudet toimitilat?

Kun toimisto käy pieneksi, kuinka löytää uudet toimitilat?

Kielipalveluyritys Semantixin liiketoiminta Suomessa kasvaa kovaa vauhtia, ja tilat Kuortaneenkadulla alkoivat vuoden 2015 aikana jäädä pieneksi. Kiikarissa oli jo tuolloin investointi uuteen 25 henkilön in-house tulkkausyksikköön, joka tarvitsee omat erilliset tilansa. Lisäksi toimisto kaipasi remonttia, jonka tekeminen on haastavaa samalla kun tilat ovat käytössä. Uuden toimiston hakuprosessi alkoi syksyllä 2015. Uuden toimiston tuli tarjota asiakaspalvelutyöhön sopivat tilat 120 hengelle, jonka lisäksi inhouse-tulkkausyksikölle oli saatava erillinen tila, johon kulkuoikeudet voitaisiin rajata.

Julkaistu 27.10.2016

Uuden toimitilan hakemiseen tueksi Newsec Advice

”Semantixilla oli tarpeet hyvin mietitty jo etukäteen ja näin ollen oikeanlaisen kiinteistön löytäminen oli melko helppoa ja sujuvaa. Kiinteistön löydyttyä käytettiin myös toimitilan työympäristön suunnitteluun paljon aikaa”, kertoo Newsecin Commercial Leasing Advisor, Uku Jaatinen.

”Uuden toimitilan hakeminen yritykselle on yleensä melko haastavaa, koska päättäjät tekevät sen yleensä vain kerran tai kaksi positionsa aikana, joten markkinan, hintatason ja käytännön asioiden hahmottaminen ei ole yleensä kovinkaan hyvin hallussa. Siksi on hyvä käyttää toimitilavälittäjää, joka voi alkuvaiheessa auttaa tarpeiden kartoittamisessa ja yhdistää tarpeet oikeanlaisen kiinteistön palveluihin, hintatasoon, tyyliin ja tilatarjoamaan”, perustelee Jaatinen ammattilaisen hyödyntämistä uuden toimiston löytämisessä.

Newsecin tekemän tutkimuksen mukaan muuttoliike pääkaupunkiseudulla Kehä III:n ulkopuolelta keskustaan on yhä suurempaa, kuin toisin päin. Lehdistössä on ollut puhetta paljon siitä, että vapaata tilaa on pääkaupunkiseudulla vaikka kuinka paljon, mutta todellisuudessa jokaisen yrityksen tarpeet ovat todella yksilölliset ja erilaiset, mikä karsii yleensä potentiaalisten toimitilojen määrää. 

Uusi vuokralainen kohtaa uuden vuokranantajan

Uusi toimitila löytyi osoitteesta Elimäenkatu 15. Tässä kiinteistössä vuokranantajana toimii kiinteistösijoitusyhtiö CapMan Real Estate Oy, joka vuokraa hallinnoimiinsa kiinteistörahastoihin kuuluvia kiinteistöjä. Vuokrattavana on toimisto-, liike- ja varastotiloja sekä kauppakeskuksia.

Semantix teki uuteen toimistoon jonkin verran remonttia, jotta siitä saatiin yritykselle sopivan näköinen ja oloinen. Asset Manager Jaana Takamäki, kuinka paljon yritys voi muokata vuokrattavaa toimitilaa?

”Tilojen muokkaus on aina tapauskohtaista. Toisinaan riittää peruspesu, joskus taas koko tila remontoidaan lattiasta kattoon. Remontin laajuuteen vaikuttaa myös muut sopimusehdot, kuten vuokra-aika, vuokran määrä ja muutostyökustannusten jako. Myös mahdollisesti tarvittavat rakennusluvat ja sitä kautta aikataulu asettavat omat rajoituksensa remontin laajuuteen.”

Capman Real Estate Oy:n kriteerit vuokralaiselle ovat melko selkeät; vuokranmaksukyky, eli luottotiedot tulee olla kunnossa. Kauppakeskuksiin tehdään enemmän konseptointia eli mietitään, millainen toimija parhaiten tilaan sopii. Hyvän vuokralaisen kanssa asiat sujuvat, oli sitten kyse sopimusneuvotteluista, muutostyövaiheesta tai vuokrasopimuksesta. Hyvä vuokralainen on myös itse myös aktiivisesti yhteydessä, jos joku tiloihin liittyvä asia mietityttää.

Osaavien kumppanien avulla Semantix löysi uuden upean toimistotilan sekä tulkkaus- että käännöspalveluiden pyörittämiselle ja muutto on enää muutaman päivän päässä. Tavarat toimistolla on pakattu ja henkilökunta odottaa malttamattomana päästä seuraavana maanantaiaamuna näkemään uuden työpaikan. Semantixin Finland Oy:n toimitusjohtaja Kalle Toivonen on lopputulokseen erittäin tyytyväinen.

”Löysimme uudet toimitilat toivomaltamme alueelta. Kokonaisuudessaan ratkaisu on laadukas ja kustannuksiltaan järkevä”, Kalle kommentoi hymyillen löytynyttä uutta toimitilaa.

Pirita Valtonen
Pirita Valtonen markkinointikoordinaattori

Pirita on markkinoinnin ja viestinnän ammattilainen, joka on tehnyt töitä Semantixin Suomen markkinoinnista vastaavana keväästä 2016 saakka. Koulutukseltaan Pirita on kauppatieteiden maisteri. Hän on toukokuusta 2017 alkaen äitiyslomalla.

Kategoriat

Viimeisimmät blogipostaukset