Säännöt ja toimitusehdot
Projektinhallinta käännöstoimistossa

Projektinhallinta käännöstoimistossa

Mitä tekee käännöstoimiston projektipäällikkö, jonka toimenkuvaa voisi kuvata nasevasti tittelillä master of multitasking?

Julkaistu 26.10.2017

Mikä ihmeen projekti?

Käännöstoimistossa jokainen asiakkaalta tuleva työtilaus on projekti, on kyseessä sitten 10 tai 10 000 sanan käännös- tai kielentarkastustyö. Kaikki toimenpiteet, joita asiakkaan tekstille tehdään ennen varsinaista käännös- tai kielentarkastustyötä ja sen jälkeen ovat projektinhallintaa, jota hoitavat projektipäälliköt. Tehtävänimike voi olla project manager, customer manager, project coordinator tai project specialist, mutta toimenkuva on jotakuinkin sama. Projektipäällikkö toimii siis linkkinä asiakkaan ja kääntäjän/kielentarkastajan välillä.

Semantixissa työskentelee tällä hetkellä 14 projektipäällikköä. Tehtävänimikkeestään huolimatta projektipäälliköllä ei ole alaisia tai esimiesasemaa, vaan hän pitää käännösprojektin langat käsissään asiakkaan tilauksesta alkaen siihen asti, kun käännös tai kielentarkastustyö on valmis toimitettavaksi asiakkaalle.

Miten käännettävä teksti tulee Semantixiin?

Vakiasiakkaamme lähettävät käännettävän tai kielentarkastettavan tekstin erityisen asiakasportaalin välityksellä, jossa tietoliikenne kulkee salatun SSL-yhteyden kautta. Myös sähköpostiviestit liitetiedostoineen ovat ahkerassa käytössä. Uudet asiakkaat lähestyvät meitä useimmiten Semantixin verkkosivuston kautta, jossa he voivat tehdä tarjouspyynnön ja ladata tiedostonsa sen oheen. Asiakas voi lähettää tekstinsä myös faksilla, kiireetön asiakas jopa perinteisen postin kautta.

Käännettävän tekstin analysointi, käännöstyön hinnoittelu ja toimitusaika

Asiakasta kiinnostaa ennen kaikkea se, mitä käännöstyö maksaa ja milloin käännös on valmis. Näiden selvittämiseksi projektipäällikkö analysoi käännettävän tekstin niin sanotulla käännöstyökalulla (esimerkiksi Memsource tai SDL Trados Studio).

Analyysi kertoo mm. tekstin sanamäärän, jonka perusteella projektipäällikkö pääsääntöisesti hinnoittelee työn. Jokainen asiakkaan tilaama käännös kartuttaa asiakaskohtaista käännösmuistia (tietokantaa). Mitä enemmän asiakas tilaa ja käännösmuistia karttuu, sitä edullisemmaksi käännökset tulevat, koska samojen ja samantapaisten virkkeiden toistuminen huomioidaan käännöksen hinnoittelussa.

Analyysi kertoo myös, paljonko kääntäjä tarvitsee käännöstyöhön aikaa eli mikä on käännöksen toimitusaika. Jos yksi kääntäjä ei pysty tekemään käännöstä asiakkaan toivomassa aikataulussa, työ voidaan jakaa kahden tai useamman kääntäjän kesken.

Jos käännöstyössä ei käytetä käännöstyökaluja, käännöksen hinnoitteluperuste voi olla myös valmiin käännöksen sivumäärä.

Projektitietojen syöttäminen toiminnanohjausjärjestelmään

Projektipäällikkö syöttää projektin tiedot Semantixin toiminnanohjausjärjestelmään jo tarjousvaiheessa. Saman järjestelmän kautta hoituu myös laskutus sen jälkeen, kun valmis käännös on toimitettu asiakkaalle.

Kääntäjän ja kielentarkastajan varaaminen

Projektipäällikkö varaa työhön sopivan kääntäjän ja kielentarkastajan, jotka yhdessä varmistavat, että käännös vastaa asiakkaan odotuksia. Semantixin verkostoon kuuluu noin 7500 kääntäjää, tulkkia ja muuta monikielisen viestinnän ammattilaista. Kääntäjän ja kielentarkastajan varaaminen tapahtuu sähköisesti toiminnanohjausjärjestelmän avulla, jonka kautta projektipäällikkö voi tarjota työtä nopeasti ja samanaikaisesti usealle sopivalle kääntäjälle ja kielentarkastajalle.

Tekstin tekninen esivalmistelu

Kääntäjät eivät pääsääntöisesti käännä tekstejä esim. Wordissä, Excelissä tai PowerPointissa, vaan projektipäällikkö vie käännettävän tekstin nykyaikaiseen käännösmuistiohjelmaan (esim. Memsource, SDL Trados Studio), joka nopeuttaa kääntäjän työtä ja varmistaa osaltaan laadukkaan lopputuloksen. Joskus tähän työvaiheeseen liittyy lisävaiheita: esim. jos asiakkaalla on käännettävä teksti vain pdf-muodossa, projektipäällikön on konvertoitava se Word-muotoon ennen kuin hän voi viedä sen käännösmuistiohjelmaan. Tavallisten tiedostomuotojen (Word, Excel, PowerPoint) lisäksi käännösmuistiohjelmat käsittelevät ongelmitta esimerkiksi erilaisissa julkaisuissa ja verkkosivustoissa käytettäviä tiedostomuotoja (esim. .indd, .xml, .html, jne.).

Käännösprosessin tukeminen ja valvonta

Projektipäällikkö toimii linkkinä kääntäjän ja asiakkaan välillä, jotta kääntäjä voi keskittyä käännöstyöhön. Projektipäällikkö voi esimerkiksi pyytää asiakkaalta apumateriaalia käännöstyön tueksi tai välittää kääntäjän termi- tai muita kysymyksiä asiakkaalle. Näin varmistetaan, että lopullinen käännös on mahdollisimman valmis ja asiakkaan tarpeeseen sopiva. Kun käännös on valmis, projektipäällikkö välittää sen kielentarkastajalle ja sen jälkeen vielä takaisin kääntäjälle viimeisteltäväksi. Kielentarkastaja tarkastaa käännöksen yleensä samassa käännösmuistiohjelmassa, jota kääntäjäkin käyttää.

Käännöksen tekninen jälkikäsittely ja toimitus

Kun käännöstyö on valmis, projektipäällikkö ottaa käännöksen ulos käännösmuistiohjelmasta ja varmistaa, että käännösteksti on samannäköinen ja samassa tiedostomuodossa kuin asiakkaan alkuperäinen teksti. Lopuksi projektipäällikkö toimittaa käännöksen asiakkaalle tämän toivomalla tavalla eli esimerkiksi asiakasportaalin välityksellä, sähköpostitse, postitse tai faksilla.

Käännöksen toimittamisen jälkeen

Kun asiakas on tarkistanut käännöksen, projektipäällikkö ottaa mielellään vastaan palautetta, jotta asiakas on varmasti tyytyväinen lopputulokseen. Jos asiakas toivoo käännökseen muutoksia, projektipäällikkö lähettää tekstin kääntäjälle tai kielentarkastajalle viimeisteltäväksi asiakkaan toiveiden mukaisesti. Samalla projektipäällikkö varmistaa, että nämä viimeiset muutokset päivitetään asiakaskohtaiseen käännösmuistiin ja termistöön, jotta ne ovat ajan tasalla asiakkaan seuraavia tilauksia varten.

Projektipäällikkö merkitsee toiminnanohjausjärjestelmään, että projekti on päättynyt. Näin Semantixin taloushallinto voi laskuttaa asiakasta toimitetusta työstä. Jos käännös- tai kielentarkastustyön on tehnyt joku Semantixin alihankkijakumppaneista, taloushallinto maksaa kumppanille sovitun työpalkkion.

Yhteydenpito asiakkaaseen käännöstilausten välillä

Projektipäällikkö pitää asiakkaaseen yhteyttä myös käännöstilausten välillä. Erityisesti isompien käännöstöiden (esim. vuosikertomus) yhteydessä ennakointi ja etukäteissuunnittelu sujuvoittaa ja nopeuttaa prosessia. Asiakkaan kannattaakin ottaa projektipäällikkö mukaan aikataulusuunnitteluun jo aivan prosessin alkuvaiheessa. Ennakkotieto tulevasta, pienemmästäkin käännöstyöstä on aina hyödyksi – näin projektipäällikkö voi varmistaa sopivan kääntäjän käytettävyyden jo etukäteen.

Projektipäälliköt – moniajon mestarit

Projektipäällikön työlle on tyypillistä, että hänellä on yhtä aikaa työn alla useita projekteja eri asiakkaille. Osa projekteista on tarjousvaiheessa, osa tuotantovaiheessa, osa toimitusvaiheessa ja osa ”jälkityövaiheessa”, ja projektipäällikkö vie niitä kaikkia eteenpäin samanaikaisesti. Samalla hän kommunikoi asiakkaiden, kääntäjien, kielentarkastajien ja Semantixin eri yksiköiden kanssa. Varsinaista multitaskingia siis! Tarvittaessa työkuormaa voidaan jakaa nopeasti projektinhallintatiimin sisällä. Yhtenäisten työprosessien ansiosta myös projektipäälliköiden lomat ja muut sijaistusta vaativat tilanteet hoituvat sujuvasti.

Projektipäällikön työ edellyttää palveluhenkisyyttä, järjestelmällisyyttä, paineensietokykyä ja hyviä viestintätaitoja. Projektipäällikön on myös pystyttävä reagoimaan nopeasti yllättäviin tilanteisiin, esimerkiksi asiakkaan kiireelliseen käännöspyyntöön, jolloin koko edellä kuvattu prosessi viedään läpi pikakelauksella.

Viimeisimmät blogipostaukset

Kakor, Kekse, μπισκότα, galletas, evästeet, eväste, печенье, 曲奇饼, cookies

Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Evästeet ovat tietueita, jotka tallentuvat tietokoneellesi/puhelimeesi, ja joiden avulla voimme tehdä käynnistäsi kotisivuillamme entistä paremman. Jos jatkat sivuston käyttöä, sallit tämän. Voit lukea lisää evästeistä ja niiden poistamisesta täältä