Säännöt ja toimitusehdot

Simpukoita vai helmiä – hyvä virkakieli on kaikkien etu

Kun viranomainen kirjoittaa suurelle yleisölle, tekstin on oltava helppotajuista. Miten kertoisit asiasi kasvotusten? Kirjoita samalla tavalla. Selkeästä tekstistä syntyy myös hyvä käännös.

Julkaistu 26.5.2016

Viranomaiset viestivät toisilleen ja suurelle yleisölle. Etenkin suurelle yleisölle kirjoitettujen tekstien kannattaa olla mahdollisimman selkeitä. Se on lukijan edun mukaista, koska asioiden hoitaminen helpottuu. Siitä on hyötyä myös viranomaiselle itselleen, koska selkeys parantaa asiakkaiden oikeusturvaa, sujuvoittaa viranomaisen työtä ja säästää aikaa. 

Asiantuntemuksen kahdet kasvot

Meillä Suomessa viranomaiset ja asiantuntijat kirjoittavat usein pitkiä virkkeitä, joissa vilisee oman alan erikoissanastoa. Kollegoille kirjoitustyyli on ehkä merkki asiantuntemuksesta, mutta asiaan perehtymättömälle teksti voi vaikuttaa vaikeatajuiselta.

Loppujen lopuksi todellinen asiantuntija on se, joka osaa kertoa mutkikkaatkin asiat kansantajuisesti.

Viranomaisen asiantuntemus on kuin simpukan kätkemä helmi. Viranomaisen kollegat arvostavat avaamattomiakin simpukoita – eli oman alan hienouksia ja yksityiskohtia – ja osaavat keskustella niiden ominaisuuksista. Suuren yleisön silmissä simpukat näyttävät kuitenkin muhkuraisilta ja hankalilta avata. Siksi yleisölle ei kannata antaa simpukoita sellaisenaan. On parempi ottaa helmet valmiiksi esiin.

Viranomaisen kannattaa toisin sanottuna kertoa asiansa helppotajuisesti ja tiiviisti. Mitä selkeämmin alkuperäinen teksti on kirjoitettu, sitä parempaa jälkeä tuottaa myös kääntäjä. 

Kuusi hyvää vinkkiä

Viranomaistekstejä kirjoittavat usein kiireiset asiantuntijat. Lisäksi tekstejä laaditaan laidasta laitaan aina tiedotteista raportteihin, uutiskirjeistä tutkimuksiin. Eri kirjoittajilla on tyylinsä ja tekstilajeilla piirteensä, mutta muutama nopea konsti auttaa ketä tahansa kirjoittamaan selkeästi:

1. Kirjoita ääneen. Mieti, miten sanoisit asiasi jollekulle kasvotusten. Kirjoita samalla tavalla. Voit myös lukea omaa tekstiäsi ääneen (tai kuiskaten, jos satut istumaan avokonttorissa). Ääneen lukeminen auttaa näkemään, mistä tekstiä voisi selkeyttää.

2. Kuvittele itsesi lukijan saappaisiin. Olisiko kirjoittamasi teksti selkeä siinäkin tapauksessa, ettet tietäisi asiasta ennestään mitään? Mitä lisätietoja tai linkkejä tarvitsisit? Jos lukijan rooliin eläytyminen tuntuu hankalalta, pyydä joltakulta ulkopuoliselta palautetta tekstistäsi.

3. Neuvo suoraan, älä käytä passiivia. Asiakkaan on helpompi noudattaa ohjeitasi, jos kehotat aktiivimuodossa ”hae tukea näin” etkä vain totea passiivissa ”tukea haetaan näin”. Nämäkin neuvot on kirjoitettu aktiivissa. Miltä näiden lukeminen tuntuu? Toimisiko sama tyyli myös sinun kohdeyleisöllesi?

4. Käytä samoja käsitteitä kuin muut viranomaiset. Eri virastojen on syytä viitata esimerkiksi sosiaalietuuksiin samoilla nimillä – ja meidän kääntäjien on käännettävä ne samalla tavalla asiakkaalle kuin asiakkaalle. Näin varmistamme yhdessä, että lukijat pysyvät kärryillä ja löytävät helposti lisätietoa.

5. Suosi yleiskieltä, vältä oman virastosi slangia. Jos kirjoitat suurelle yleisölle etkä toiselle viranomaiselle, avaa lyhenteet ja käytä asioista niiden virallisia nimiä.

6. Kerro tärkein ensin ja kirjoita lyhyesti. Verkossa lukijan katse hyppii usein eteenpäin – todennäköisesti sinäkin hypit matkalla tänne ja luit vain listan lihavoidut ydinvirkkeet. Kerro siksi kappaleen ydinajatus heti alussa ja suosi lyhyitä virkkeitä ja kappaleita. 

Suomessa on onneksi jo herätty huomaamaan, että selkeästä virkakielestä on etua. Opetus- ja kulttuuriministeriö julkaisi vuonna 2013 Hyvän virkakielen toimintaohjelman ja esimerkiksi hiljattain julkaistu Nato-selvitys sai kehuja hyvästä kieliasustaan. Selkeyteen kannattaa panostaa!

Viimeisimmät blogipostaukset

Kakor, Kekse, μπισκότα, galletas, evästeet, eväste, печенье, 曲奇饼, cookies

Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Evästeet ovat tietueita, jotka tallentuvat tietokoneellesi/puhelimeesi, ja joiden avulla voimme tehdä käynnistäsi kotisivuillamme entistä paremman. Jos jatkat sivuston käyttöä, sallit tämän. Voit lukea lisää evästeistä ja niiden poistamisesta täältä